1 Objetivo Padronizar as atividades de reembolso de despesas para colaboradores em viagens a serviço, gastos com clientes e projetos em andamento.
2 Abrangência Todos os funcionários da Ramon Elorza
3 Definições
REEMBOLSO – restituição de valor pago em função de uma despesa feita pelo funcionário em nome Ramon Elorza
4 Descrição dos Procedimentos
PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO: 4.1 O formulário deve ser preenchido com: nome, centro de custo, motivo da despesa, breve sumário de cada despesa, assinado pelo executor e aprovado conforme os limites estabelecidos; 4.2 Anexar os comprovantes de cada valor gasto. Os comprovantes devem conter: a) Razão Social e CNPJ; b) Para refeições: relacionar no verso da nota o nome dos participantes, cargo, empresa e motivos; c) Demais notas: identificar os motivos e participantes, quando houver mais de uma pessoa envolvida no gasto. 4.3 Separar as despesas feitas em Real e em outra moeda; 4.4 Informar os valores recebidos como adiantamento, seja em Real ou outra moeda; 4.5 Serão devolvidos ao requisitante os formulários: a) Rasurados; b) Sem explicação do motivo da despesa; c) Sem comprovante anexo; d) Sem as devidas aprovações.
APROVAÇÃO 4.6 Os funcionários devem colher as devidas aprovações de seus gestores. 4.7 O Departamento Financeiro deve verificar se as assinaturas nos formulários estão de acordo com os gestores de cada área.
REGRAS GERAIS 4.8 As despesas devem ser realizadas estritamente com o objetivo de viabilizar a execução do trabalho ou a realização de um projeto (inclusive treinamento). 4.9 A realização de despesas durante a execução de um trabalho deve ser norteada pela maior economia possível, uma vez que os mesmos representam custos para a operação. 4.10 Os gastos a serem incorridos na realização de um trabalho devem obrigatoriamente seguir as regras estabelecidas neste procedimento. 4.11 Eventuais exceções devem ser obrigatoriamente discutidas previamente com o CEO. 4.12 Todas as solicitações de reembolso de despesa devem ser solicitadas utilizando-se o Ramon Elorza
Política de Reembolso de Despesas
Formulário Requisição de Reembolso; 4.13 Os comprovantes de despesas (Notas simplificadas e recibos) devem ter a indicação da Razão Social e do CNPJ da empresa. 4.14 Todas as solicitações de reembolso de despesas, devem ser solicitadas e entregues para o departamento Financeiroobedecendo os prazos a seguir: a) Entrega até o dia 05 (cinco) do Mês -Recebimento dia 10 (dez) do
Mês; b) Entrega até o dia 15 (quinze) do Mês – Recebimento dia 20 (vinte) do Mês. 4.15 Não são aceitas, sob nenhuma hipótese, prestações de contas com solicitação de reembolso de compras de equipamentos e material de escritório e outros itens que não estejam descritos neste procedimento; 4.16 Todas as prestações de contas serão revisadas pelo departamento financeiro, caso estejam em desacordo com este procedimento não serão reembolsadas (mesmo que aprovadas); 4.17 As despesas com cursos externos, inscrições em eventos, certificações nacionais e internacionais, devem ser aprovadas previamente pelo CEO.
PERIODICIDADE 4.18 As prestações de contas devem ser elaboradas no mês em que as despesas são incorridas. 4.19 O prazo para entrega das requisições é de até 02 (dois) dias após o gasto, ou
DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS
4.20 PASSAGENS AÉREAS a) As passagens aéreas devem ser adquiridas pela área administrativa da Ramon Elorza e devem ser solicitadas com pelo menos 15 dias de antecedência; b) Não serão reembolsadas ou pagas as passagens aéreas adquiridas por agentes de viagens não autorizados ou diretamente das companhias aéreas; c) As datas de embarque e retorno devem ser programadas de acordo com as exigências do trabalho/treinamento, visando maximizar a economia em termos de estada e tarifas aéreas. d) Os bilhetes de viagem eventualmente não utilizados devem, obrigatoriamente, ser cancelados tempestivamente por intermédio da área administrativa. e) Remarcações e cancelamentos devem ser feitos em caso extremos mediante prévia autorização, evitando assim custos desnecessários. f) Todos os voos devem ser reservados em classe econômica; g) As exceções devem ser discutidas com o CEO;
4.21 HOSPEDAGEM a) Solicitar à área Administrativa reserva nos hotéis pré-selecionados pela Ramon Elorza. b) Quando aplicável, serão reservados quartos duplos ou triplos;
Ramon Elorza